3.1.2019
I. 目的及范围
该政策向授权签署人提供了关于与基金有关的费用的资格的指导方针，这些费用被认为是“自由裁量的”，因为它们不受基金协议的约束，该协议严格规定了该基金可能支付的费用.
扶轮基金保管委员会对所有扶轮基金的开支保有最终的权力. 不时和一定的资金, 基金会保管委员会可能会要求顾问就基金的支出提出建议. 仅限单位/部门主管, 或由单位/部门主管指定的人员以书面文件提交给本基金会执行主任, 被授权从其部门的项目基金中提出支出申请. 任何支出申请均可接受或拒绝, 全部地或部分地, 由SCSU基金会董事会批准, 由其全权决定.
根据员工的人事计划或谈判协议，基金会不会报销大学员工的任何类型的费用. 基金会不得支付或报销大学员工的任何费用，也不得从基金会获得根据国税局规定构成雇员应税收入或根据州法律构成额外补偿的其他福利. 大学员工不得从明尼苏达州法规43A禁止的外部来源获得产生利益冲突或补偿的报销或其他利益.第三十八条或其他法律、法规或政策.
注意:如果“业务办公室”一栏表示“是”，那么付款必须首先通过“业务办公室”. 在某些情况下，基金会可能会将资金转移到
为了支付费用.
II. 政策
各开支类别的详细政策要求可在下文加以审查.
| 交易类型 | 国家基金 | SCSU基金 | 国家评论 | 基金会的评论 |
|---|---|---|---|---|
| 酒精饮料/校园 & 校外 | No | 是的 | 不能由大学支付. | 校园内提供酒精饮料须遵守学校政策，并需事先批准. 招待和招待校友等大学正式客人的合理费用有资格报销, 捐助者, 外部同行, 仅限大学合作伙伴及企业嘉宾. 不招待外部人员的员工将不报销购买酒类的费用. |
| 服装/员工 | No | 是的 | 不能由大学支付. | 只有当所有员工在特殊活动中需要这些服装时，基金会的资金才可以使用.g.招生/招聘、招聘会等. 仅作市场推广用途. 基金会经费不得用于日常穿戴. 每人购买超过50美元的物品需要事先批准. |
| 服装/学生 | 是的 | 是的 | 大学的资金可以用来为学生雇员购买制服, 总是需要一个特殊的费用表格. | 只有当所有员工在特殊活动中需要这些服装时，基金会的资金才可以使用.g.招生/招聘、招聘会等. 仅作市场推广用途. 基金会经费不得用于日常穿戴. 每人购买超过50美元的物品需要事先批准. 商务办公室，见学生服装政策. |
| 卡片 假日/贺卡及邮资 |
No | 是的 | 不能由大学支付. | 仅限外部成分 |
| 糖果 | 是的 | 是的 | 需要特殊的费用表格，并且仅用于作为教学的一部分的案例. | 基金会基金可用于校园活动，如学生生活活动和活动, 招聘, 取向, 等. 基金会的资金不得用于办公室糖果盘或课堂上的学生/员工赞赏. |
| 贡献 | ||||
| 给政党或政治家 | No | No | 不能由大学支付. | 美国国税局禁止政治献金. |
| 纪念的贡献 | No | No | 不能由大学支付. | 没有捐款代替鲜花. |
| 非营利组织 | No | No | 不能由大学支付. | |
| 费 | ||||
| 机构 | 是的 | 是的 | 如果大学资金不足, 可以从SCSU基金会转移资金来支付费用 | |
| 个人专业会籍 | 是的 | 是的 | 如果大学资金不足, 可以从SCSU基金会转移资金来支付费用. | |
| 公民、服务 | No | 是的 | 只根据SCSU的官方业务. | |
| 私人俱乐部 | No | 是的 | SCSU总统. | |
| 专业执照 | 是的 | 是的 | 工作相关的 | 必须被要求或期望作为职位的条件. |
| 员工奖励 & 研究奖励 | ||||
| 员工奖励/激励计划 | 是的 | 是的 | 只有通过人力资源奖励的大学奖励才需要特殊的费用表格 | 非现金奖励，如奖章 & 奖杯及名义认可. 商务办公室需要一份特殊费用表. |
| 礼品卡/礼券 | No | No | ||
| 娱乐/性能 | ||||
| 员工 | 需要事先批准 | 是的 | 由特殊费用表流程提供审批. | 允许以官方大学身份，如捐赠培养或社区或行业合作伙伴关系. 只要获得总统的批准，并提供商业准备的食品，就允许在私人住宅招待客人. 不允许饮酒. |
| 非雇员 | 需要事先批准 | 是的 | 由特殊费用表流程提供审批. | 允许以官方大学身份，如捐赠培养或社区或行业合作伙伴关系. 商务办公室需要一份特殊费用表. |
| 入口Fees-学生 & 员工 | 需要事先批准 | 是的 | 由特殊费用表流程提供审批. | 基金会的资金可用于慈善活动的入场费，如高尔夫球比赛, 钓鱼比赛, 小夜, 童子军锦标赛, 草坪上,, 等.，只有在以SCSU的正式身份行事时. 商务办公室需要一份特殊费用表. 国家资金仅用于教育目的和我校的官方业务. |
| 设备 | ||||
| 基本设备(含计算机设备) | 是的 | 是的 | 基金会不会直接付款, 然而，我们将把批准的资本采购转移到商业服务部门. | |
| 家具 | 是的 | 是的 | 基金会不会直接付款, 然而，我们将把批准的资本采购转移到商业服务部门. | |
| 花 | ||||
| 祝贺的 | No | No | 不能由大学支付. | |
| 员工表彰日(秘书节等.) | No | No | 不能由大学支付. | |
| 事件的装饰 | 是的 | 是的 | 商务办公室需要一份特殊费用表. | 必须是学校批准的活动吗. 需要收据，包括活动的名称和目的. |
| 葬礼/疾病 | No | 是的 | 不能由大学支付. | 限员工使用, 员工病假指南规定的直系亲属和学生, 董事会/顾问委员会成员和大学合作伙伴. 每次不超过100元(须提供收据，包括死者姓名及与本校学生的关系).) |
| 给小费 | 是的 | 是的 | 报销上限为20%. | 报销上限为20%. 营业厅工会合同每日餐费津贴. |
| 礼物 | ||||
| 员工退休 | No | 是的 | 不能由大学支付. | 礼品的上限是100美元. 没有礼品卡. |
| 礼品卡 | No | No | 不能由大学支付. | 不得向学生、学生雇员或大学雇员赠送礼品卡. 被美国国税局视为应税收入. |
| 非现金/非雇员 | No | No | 非现金礼品和礼品卡不允许，除非在“捐助者官方嘉宾”一节中描述的情况下. | |
| 捐助者 & 官方的客人 | ||||
| 升值 | 是的 | 是的 | 大学特别费用 | 在特别的场合，如邀请演讲嘉宾或讲师，以表示感谢, 等. 限制25美元. 没有礼品卡. |
| 特殊的场合 | 是的 | 是的 | 大学特别费用 | 在特别活动，如谘询委员会会议上表示感谢, 捐助者或企业合作伙伴访问或行动. 限制25美元. 没有礼品卡. 商务办公室需要一份特殊费用表. |
| 运动/特别活动门票 | No | 是的 | 在特别的场合，如邀请演讲嘉宾或讲师，以表示感谢, 等. 限制25美元. 没有礼品卡. | |
| 谢礼 | 是的 | 是的 | 大学要求与供应商签订合同. | 基金会需要业务目的或议程以及会议参与者名单. 资金可以转到营业处. |
| 餐 | ||||
| 商务服务部要求所有食品采购都要填写一份特殊费用表. 根据IRS要求, 基金会需要商业目的或议程以及谁参加了会议. 所有公开邀请必须包括邀请的副本. | ||||
| 升值 & 对教职员工来说，“只是因为” & 学生 | No | No | 包括课堂参与. | |
| 候选人面试 | 是的 | 是的 | 需要特殊费用表. | 只供商业制作的食物. |
| 社区参与活动 | 是的 | 是的 | 需要特殊费用表. | 只供商业制作的食物. |
| 员工招待员工 | No | No | 不包括总统办公室. | |
| 在员工家里招待客人 | No | 是的 | 主席只负责SCSU的公务. 只供商业制作的食物. | |
| 正式组织的活动 | 是的 | 是的 | 特别费用表只适用于全校活动. | 毕业典礼招待会, 全体教职工欢迎会, 冰淇淋社交, 退休的功能, 不定期的静修和工作坊. 只供商业制作的食物. |
| 定期召开部门/员工会议 | No | No | 包括团队会议. | |
| 里程/差旅报销-必须通过业务服务 | ||||
| 员工旅游 | 是的 | No | ||
| 教育相关-学生旅游 | 是的 | 是的 | 与教育相关的差旅费和会议注册费是允许的费用. | |
| 专业协会 & 学生会议注册费 | 是的 | 是的 | 与教育相关的差旅费和会议注册费是允许的费用. | |
| 杂项 | ||||
| SCSU停车许可证或传票 | No | No | ||
| 手机 | 是的 | No | 仅当由大学直接支付时 | |
| 家庭互联网接入 | 是的 | No | 仅限PDF格式 | |
| 非雇员奖 | ||||
| 奖 | No | 是的 | 任何奖项都必须有完整的W-9表格才能颁发给获奖者 | |
| 诱导参与教师研究学习 | 是的 | 是的 | 有一个特殊的费用表格，并且只作为批准的赠款协议的一部分 | 允许使用名义级别的礼品卡作为参与教师研究的诱因/诱惑 |
| 办公费用 | ||||
| 电器 | No | 是的 | 允许购买小家电供部门或学校/学院/单位使用. 非个人使用. 所有资本采购成为SCSU的财产，物品必须在库存控制中标记. | |
| 公共区域的图片，艺术品，装饰品 | 是的 | 是的 | 大学特别费用 | |
| 计算机和仪器 | 是的 | No | ||
| 课程相关资料及书籍 | 是的 | No | ||
| 事件的装饰 | 是的 | 是的 | 特别费用表只适用于全校活动. | |
| 节日装饰 | No | No | ||
| 个人办公室装饰 | No | No | ||
| 供应 | 是的 | 是的 | 转至商业服务. 如果员工购买，必须通过业务服务报销. | |
| 学生付款，就业，助学金 & 奖学金 | ||||
| 奖学金及费用 | 是的 | 是的 | 支付给学生的款项通过财政援助作为奖学金或通过商务办公室. 基金会将把这笔钱转到商业服务中. | |
| 就业 | 是的 | No | 仅限学生工资单 | 如果捐助者资助，基金会将转移到商业服务. |
| 研究生助教奖学金 | 是的 | No | 仅限学生工资单 | 如果捐助者资助，基金会将转移到商业服务. |
| 转移 | ||||
| 向基金会提供的商业服务 | No | N/A | ||
| 基础到业务服务 | N/A | 是的 | 费用必须是基金协议所允许的 & 包括文件和解释为什么需要转移. 必须提供业务服务成本中心. | |
| 地基到地基 | N/A | 是的 | 费用必须是基金协议所允许的 & 包括文件和解释为什么需要转移. | |